S/۱۳ · خدمات
خودکارسازی گردش کار
کارهای تکراری میان ابزارهایتان، خودشان انجام می‌شوند.
ابزارهایی را که کسب‌وکارتان همین حالا استفاده می‌کند به هم وصل می‌کنیم و قدم‌هایی را که تیمتان با دست تکرار می‌کند خودکار می‌کنیم: کپی کردن داده، پیگیری تأییدها، ثبت فاکتورها، ساختن گزارش‌ها. فقط هر جا که واقعاً وقت آزاد می‌کند، و هر جا قضاوت لازم است یک نفر در جریان می‌ماند.
- اتصال
- CRM، حسابداری، ایمیل، پیام‌رسان‌ها
- اجرا روی
- سرور خودتان، با ثبت هر اجرا
- اولین جریان
- راه‌اندازی در ۲ تا ۳ هفته
- ۰۱
کسی هر روز همان داده را از یک سیستم در سیستم دیگر وارد می‌کند.
- ۰۲
درخواست‌ها در صندوق کسی می‌مانند تا تلفنی پیگیری‌شان کنید.
- ۰۳
کسی هر شنبه صبح همان گزارش همیشگی را از نو می‌سازد.
- ۰۴
فاکتورها و فرم‌ها با دست تایپ می‌شوند و اشتباه‌ها یک ماه بعد پیدا می‌شوند.
- D/۰۱
نقشه‌ی فرایندها
پیش از ساختن هر چیزی کنار کسانی که کار را انجام می‌دهند می‌نشینیم و هر قدم را می‌نویسیم: چه کسی انجامش می‌دهد و هر هفته چقدر وقت می‌گیرد. بعد قدم‌هایی را انتخاب می‌کنیم که خودکار شدنشان بیشترین وقت را آزاد می‌کند، و صریح می‌گوییم کدام‌ها باید دست یک نفر بماند.
شامل
- هر فرایند قدم به قدم نوشته‌شده، با این‌که چه کسی انجامش می‌دهد
- دقیقه در هفته برای هر قدم، اندازه‌گیری‌شده همراه تیم
- فهرست کوتاهی به ترتیب وقت آزادشده و زحمت ساخت
- قدم‌هایی که باید دستی بمانند، و دلیلش
process-map · example-distribution.xlsx قدم چه کسی دقیقه در هفته خودکار شود؟ ورود سفارش‌های سایت به CRM فروش ۳۲۰ بله تایپ فاکتورهای تأمین‌کننده حسابداری ۲۴۰ بله، با بازبینی پیگیری تلفنی تأییدها مدیران ۱۵۰ بله ساختن گزارش هفتگی فروش عملیات ۱۲۰ بله بررسی اعتبار مشتری تازه مالی ۹۰ نه، قضاوت لازم دارد - D/۰۲
اتصال ابزارهایتان به هم
ابزارهایی را که همین حالا برایشان هزینه می‌کنید به هم وصل می‌کنیم تا داده یک بار وارد شود و به هر جایی که لازم است برسد. هر اتصال هر جا که ابزار API رسمی یا وب‌هوک داشته باشد از همان استفاده می‌کند، وقتی طرف مقابل از دسترس خارج است دوباره تلاش می‌کند و هر چه فرستاده را ثبت می‌کند.
شامل
- اتصال از طریق API رسمی و وب‌هوک
- فرم‌های سایت، صندوق‌های ایمیل و شیت‌ها به عنوان شروع جریان
- تلگرام، واتس‌اپ و بله برای هشدار و پاسخ
- تلاش دوباره و سابقه‌ی هر پیامی که میان ابزارها رد و بدل شده
docs/integrations.mmd - D/۰۳
تأییدها و ارجاع‌ها
درخواست خرید، مرخصی، تخفیف و بازگشت وجه مستقیم به دست کسی می‌رسد که تصمیم می‌گیرد، در همان پیام‌رسان یا صندوقی که همیشه سر می‌زند. با یک لمس تأیید یا رد می‌شود، قدم بعدی خودش شروع می‌شود، و هر چه منتظر بماند یادآوری می‌گیرد و بعد به سطح بالاتر می‌رود.
شامل
- قواعد ارجاع بر اساس مبلغ، تیم یا نوع درخواست
- دکمه‌ی تأیید و رد در تلگرام، بله یا ایمیل
- یادآوری و ارجاع به سطح بالاتر پس از مدتی که تعیین می‌کنید
- سابقه‌ی این‌که چه کسی درباره‌ی چه چیزی و کی تصمیم گرفت
bale · @example_approvals_bot درخواست خرید PR-2291 از ندا ک. (انبار): ۴۰ کارتن چسب بسته‌بندی، ۲۴ میلیون تومان. از سقف ۲۰ میلیون بیشتر است، پس تأیید شما لازم است. [تأیید] [رد]
تأیید
ساعت ۱۰:۴۲ توسط شما تأیید شد. به ندا خبر داده شد و سفارش خرید PO-1187 در حسابداری پیش‌نویس شد.
یادآوری: PR-2290 دو روز منتظر فرید م. مانده، برای همین حالا به شما ارجاع شد. [باز کردن درخواست]
- D/۰۴
جریان اسناد
سندهایی که با ایمیل، بارگذاری یا اسکن می‌رسند خوانده می‌شوند، با سفارش‌ها و سوابقتان تطبیق داده می‌شوند و سر جایشان بایگانی می‌شوند. هوش مصنوعی سندهای نامرتب را می‌خواند، و هر چه جور درنیاید، مثل جمعی که فرق دارد یا حساب بانکی تازه، برای بررسی یک نفر نگه داشته می‌شود.
شامل
- خواندن PDF، اسکن و عکس، با OCR و هوش مصنوعی هر جا لازم باشد
- تطبیق با سفارش‌ها، قراردادها و فاکتورهای قبلی
- بایگانی در حسابداری، فضای ذخیره یا پرونده‌ی مشتری
- صف بازبینی برای هر چیز نامشخص یا غیرعادی
runs/invoice-intake/4812.log $ run invoice-intake #4812 · trigger: email
← [email protected] · inv-88213.pdf
read: Nova Supplies · 51,400,000 IRT
✓ matches PO-1179 · 3 lines · totals agree
! bank details differ from last invoice
→ draft bill saved · held for review (sara)
- D/۰۵
کارهای زمان‌بندی‌شده و رویدادمحور
کارهایی که کسی هر روز یا هر هفته سر همان ساعت انجام می‌دهد طبق زمان‌بندی اجرا می‌شوند، و کارهایی که دنبال یک اتفاق می‌آیند همان لحظه شروع می‌شوند. یک سفارش تازه، یک پرداخت یا یک فرم قدم بعدی را شروع می‌کند، بی‌آن‌که کسی منتظرش بنشیند.
شامل
- گزارش‌های زمان‌بندی‌شده، به شکل PDF، شیت یا پیام
- مغایرت‌گیری بانک و پرداخت‌ها، با علامت‌گذاری موارد باقی‌مانده
- همگام‌سازی موجودی، قیمت و مخاطبان میان سیستم‌ها
- کارهایی که با سفارش، پرداخت یا فرم تازه شروع می‌شوند
schedule · Saturday 9 Aban ۰۶:۰۰
همگام‌سازی موجودی
→ انبار ← فروشگاه · ۲٬۱۴۰ کالا
۰۷:۳۰
مغایرت‌گیری بانکی
→ ۳۱۲ پرداخت تطبیق شد · ۴ مورد برای بررسی
۰۹:۰۰
گزارش هفتگی فروش
→ PDF برای مدیران در تلگرام
تمام روز
سفارش‌های تازه‌ی سایت
→ همان لحظه‌ی رسیدن به CRM
۱۷:۰۰
تأییدهای معطل‌مانده
→ ۳ مورد به مدیران ارجاع شد
- D/۰۶
پایش و قواعد به زبان ساده
هر جریان کار یک صفحه‌ی کوتاه دارد که به زبان ساده می‌گوید کی اجرا می‌شود، چه کاری می‌کند و وقتی قدمی شکست بخورد چه می‌شود. هر اجرا ثبت می‌شود، خطاها ظرف چند دقیقه به یک نفر می‌رسند، و تیمتان می‌تواند یک سقف یا گیرنده را بدون تماس با ما عوض کند.
شامل
- قاعده‌ای یک‌صفحه‌ای برای هر جریان کار، به زبان ساده
- سابقه‌ی هر اجرا، قابل جست‌وجو بر اساس تاریخ و رکورد
- تلاش دوباره، و بعد هشدار به یک نفر وقتی قدمی مدام شکست می‌خورد
- سقف‌ها، گیرنده‌ها و زمان‌بندی‌هایی که مدیرانتان می‌توانند عوض کنند
rules/purchase-approval.md تأیید درخواست خرید
فعال · آخرین تغییر توسط سارا م. · ۶ آبان
چه وقت
- کسی در فرم سایت درخواست خرید ثبت می‌کند.
بعد
- زیر ۲۰ میلیون تومان: خودکار تأیید و ثبت می‌شود.
- ۲۰ میلیون تومان و بیشتر: در بله برای مدیر تیم فرستاده می‌شود.
- بی‌جواب پس از ۲۴ ساعت: یادآوری. پس از ۴۸ ساعت: به مدیرعامل.
اگر قدمی شکست بخورد
- ۳ بار دوباره تلاش می‌شود، بعد هشداری همراه درخواست به #ops می‌رود.
۳۰ روز گذشته
- ۲۱۴ اجرا · ۲۱۱ بار در تلاش اول · ۳ بار پس از تلاش دوباره.
- ۰۱
نقشه‌ی کار
کنار تیمتان می‌نشینیم، هر قدم را می‌نویسیم و اندازه می‌گیریم وقت کجا می‌رود.
- ۰۲
انتخاب آنچه می‌ارزد
روی چند جریانی توافق می‌کنیم که بیشترین وقت را آزاد می‌کنند، و آنچه دست یک نفر می‌ماند.
- ۰۳
ساخت یکی‌یکی
هر جریان اول کنار روش قبلی اجرا می‌شود تا تیم به آن اطمینان کند.
- ۰۴
تحویل قواعد
قواعد به زبان ساده، سابقه‌ی اجراها و هشدارهایی که تیمتان می‌تواند بخواند و تغییر دهد.
اولین جریان کار معمولاً ظرف دو تا سه هفته راه می‌افتد، تا پیش از ساختن بقیه وقت آزادشده را ببینید. یک مجموعه‌ی معمول از سه تا پنج جریان کار شش تا هشت هفته طول می‌کشد و یکی‌یکی اضافه می‌شود.
- هفته‌ی ۱
فرایندها را همراه تیمتان نقشه می‌کشیم، دقیقه‌های هر قدم را اندازه می‌گیریم و روی اولین کار برای خودکارسازی توافق می‌کنیم.
- هفته‌ی ۲
دسترسی به ابزارهایتان، طراحی اولین جریان کار و نوشتن قاعده‌اش به زبان ساده.
- هفته‌ی ۳
اولین جریان کار راه می‌افتد و کنار روش قبلی اجرا می‌شود تا نتیجه‌ها یکی شوند.
- هفته‌ی ۴ تا ۷
بقیه‌ی جریان‌ها، یکی‌یکی، هر کدام بررسی‌شده با کسانی که تا امروز آن کار را انجام می‌دادند.
- هفته‌ی ۸
تحویل: صفحه‌های قواعد، سابقه‌ی اجراها و هشدارها، و یک جلسه‌ی کوتاه برای مدیرانی که تغییرشان می‌دهند.
جریان‌های کار
هر جریان کار و هر کدی که پشتش است در مخزن شما، خروجی‌گرفته و نسخه‌بندی‌شده.
سرور خودتان
موتور جریان کار و پایگاه داده‌اش روی زیرساخت شما اجرا می‌شود، نه روی حساب کس دیگری.
نقشه‌ی فرایندها
هر فرایند نوشته‌شده، با وقتی که پیش‌تر می‌گرفت و وقتی که حالا می‌گیرد.
صفحه‌ی قاعده برای هر جریان
چه کاری می‌کند، کی اجرا می‌شود و وقتی قدمی شکست بخورد چه می‌شود، به زبان ساده.
سابقه‌ی اجراها و هشدارها
تاریخچه‌ی هر اجرا، و هشدارهایی که هم به تیم شما می‌رسند هم به ما.
پشتیبانی، اگر بخواهید
تغییر قواعد، جریان‌های تازه و تعمیر وقتی ابزاری API خود را عوض می‌کند، با یک قرارداد ماهانه.
- n8n
- Temporal
- Go
- PostgreSQL
- Webhooks & queues
- REST & GraphQL APIs
- Telegram & Bale bots
- OCR
اگر قدمی شکست بخورد چه می‌شود؟
چند بار دوباره تلاش می‌شود، و اگر باز هم شکست بخورد یک نفر هشداری همراه رکورد مربوط می‌گیرد. چیزی از دست نمی‌رود: اجرا همان جا که متوقف شده منتظر می‌ماند و بعد از رفع مشکل ادامه پیدا می‌کند.
می‌توانیم قواعد را خودمان تغییر دهیم؟
بله. سقف‌ها، گیرنده‌ها و زمان‌بندی‌ها را مدیرانتان می‌توانند عوض کنند، و هر قاعده به زبان ساده نوشته شده تا بدانند چه چیزی را تغییر می‌دهند. تغییرهای بزرگ‌تر را همراه شما انجام می‌دهیم.
لازم است ابزارهایمان را عوض کنیم؟
نه. همان CRM، نرم‌افزار حسابداری، صندوق‌های ایمیل و پیام‌رسان‌هایی را که استفاده می‌کنید به هم وصل می‌کنیم. اگر ابزاری API نداشته باشد می‌گوییم چه راه‌هایی هست، از جمله رباتی که مثل یک آدم از آن استفاده کند.
چقدر طول می‌کشد؟
اولین جریان کار معمولاً در دو تا سه هفته راه می‌افتد. مجموعه‌ای از سه تا پنج جریان شش تا هشت هفته طول می‌کشد، و هر کدام از همان روزی که راه بیفتد وقت آزاد می‌کند.
از ما چه چیزی لازم دارید؟
چند ساعت با کسانی که امروز کار را انجام می‌دهند، دسترسی به ابزارهایی که وصل می‌کنیم، و یک نفر که تصمیم بگیرد چه چیزی خودکار شود و چه چیزی دستی بماند.
بگویید چه چیزی می‌سازید.
هر پروژه با یک جلسه‌ی مشاوره شروع می‌شود: شما ایده و هر آنچه می‌دانید را می‌آورید، ما آن را به طرحی تبدیل می‌کنیم که بشود رویش ساخت.
رزرو مشاوره